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01、建设原则
1.库区应根据档案类别、保管要求和经济性,设置不同类型的库房和确定柱网、层高与载荷,珍贵档案存储应设珍藏库。档案库房层高应满足排架高度、管道安装维修的要求。
2.库区内应设工作人员更衣室,其余附属用房不应设在库区内。
3.库区或库房入口处应设过渡间。
4.档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要,使用面积按(档案存量 年增长量×存放年限)×60m²/万卷(或10万件)测算。档案数量少于2500卷(或25000件)的,档案库房面积按15m²测算。
5.档案库房不应设置在地下或顶层,地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。
6.档案用房要按照功能区分原则,力求达到功能合理,流程便捷。档案用房要实行“三分开”(档案业务工作室、档案库房和阅档室分开)。
7.档案库房应当根据需要符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜等档案装具,不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。
8.档案库房应当配备温湿度监测调控系统,安装漏水报警设备。档案库房应当安装甲级防火门,配备火灾自动报警设备。
9.档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施,可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。
02温湿度要求
(1)纸质档案库的温湿度要求应符合下表规定:
(2)特藏库、音像磁带库、胶片库等特殊档案库温湿度要求应符合下表规定:
(3)档案库在选定温湿度后,每昼夜温度波动幅度不得大于±2℃,相对湿度波动幅度不得大于±5%。
(4)部分技术用房和对外服务用房温湿度应符合下表规定:
03、外围护结构要求
(1)档案库应减少外围护结构面积。外围护结构应根据其使用要求及室内温湿度、当地室外气象计算参数和有无采暖、通风、空调设备等具体情况,通过技术经济比较,合理确定其构造,并符合下列规定:
①当需要设置采暖设备时,外围护结构的传热系数应在现行国家标准《公共建筑节能设计标准》(GB50189)规定的基础上再降低 10%;
②当需要设置空气调节设备时,外围护结构的传热系数应符合现行国家标准《公共建筑节能设计标准》(GB 50189)的规定。
(2)库房屋顶应采取保温、隔热措施,并应符合下列规定:
①平屋顶上采用架空层时,基层应设保温、隔热层;架空层应通风流畅,其高度不应小于0.30 m。
② 炎热多雨地区的坡屋顶其下层为空间夹层时,内部应通风流畅。
(3)档案库门应为保温门;窗的气密性能、水密性能及保温性能分级要求应比当地办公建筑的要求提高一级。
(4)档案库每开间的窗洞面积与外墙面积比不应大于1:10,档案库不得采用跨层或跨间的通长窗。
04、库房“八防”
2024年1月25日《中华人民共和国档案法实施条例》正式发布,其中要求档案库房配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备。具体可以参照以下措施:
1.防火。建立档案库房防火制度,档案库房附近严禁存放易燃、易爆物品,库房内严禁吸烟和明火照明,实时检查库房电路,并备有消防灭火器材,经常进行检查更换。
2.防盗。库房门窗用铁皮和钢筋焊接加固,加设防盗门窗和报警器,节假日加封条。
3.防水。经常检查馆库楼顶,做好防水防漏处理;经常检查暖气管,关注大雨暴雨天气,发现迹象及时采取措施,进行处理,确保案卷质量。
4.防光。库房的窗户装挂遮光窗帘,使档案柜不直接被阳光照射,照明应以白炽灯为易。
5.防尘。做好室内外环境卫生,经常保持清洁,档案库房配备有关防尘(沙)设备,如窗帘、吸尘器等,对案卷及所有库内设备墙壁、地面定期、不定期的进行吸尘,使档案库房符合卫生规定标准。
6.防有害气体。档案长期存放、档案保护产生有害气体,对档案和档案管理人员身体有不同程度影响,适时监测档案库房内外CO2、SO2有害有毒气体的含量,适时通风,以减低其浓度。
7.防有害生物。堵塞鼠害漏洞,经常查看是否有鼠迹,定期放置灭鼠药。除做好库房内外卫生,控制调节好温度外,首先档案入库前要进行检查和杀虫处理;档案库内放置防虫剂;经常查看是否失效,另外严禁存放滋生虫害的物品(如食物等)。
8.温湿度调控。库房内备有温湿度计,经常检查记录,并根据室内温湿度不同情况,适当开窗通风、抛面喷洒水,放置干燥剂等办法调剂,使库房内的温湿度计记录符合规定标准。合理监控好温湿度控制的上、下限值,做好防高温规划工作,包括注意本地区的高温预测预报、防高温措施、防高温知识的宣传普及温度控制在14——24℃之间。应随时关好库房门窗,以防库外高温影响库内。
05、档案库房人员工作职责
1.认真学习贯彻《保密法》以及与档案管理有关的保密制度,严格执行档案工作的规章制度,了解档案工作的方针,掌握档案管理工作的基本技能;
2.库房人员须签署保密协议。
3.认真保管档案资料,未经批准不得将档案带出库房,严防遗失。
4.非档案管理人员不得进入档案库房,业务经办人员进入库房须有档案管理人员专人陪同并进行登记。
5.档案管理人员非工作时间一般不准进入库房,在库房内不允许从事与库房管理无关的活动。
6.定期做好库房温湿度记录,适时采取措施调控库房温湿度。温度保持在14℃~24℃,日变化幅度不超过±2℃;湿度保持在45%~60%,日变化幅度不超过±5%。
7.掌握消防知识,会使用各类消防器材,熟悉消防器材放置地点。严禁吸烟,保持库房柜架整洁整齐,定期对库房内电器、线路、消防设施进行检查。
8.严格照明管理,库内做到人走灯熄。
9.定期更换库房内防虫、防霉药物,防止档案虫蛀、霉变现象发生,发现虫蛀、霉变现象及时处理。
10.火种、食品和有毒、易燃等物品一律不得入库。
11.对库房应加强日常性安全维护,特别是门窗、开关。钥匙专人保管,专人负责。
12.下班后库房管理人员将所有档案入库;最后离开人员负责档案库房设备电源、门窗的关闭和检查,并将全部档案柜闭合上锁。
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