机关档案室编研常识

“编”和“研”是档案编研工作的两个重要组成部分。所谓“研”是对馆藏档案构成的研究，以及对档案内容的研究；所谓“编”是对“研”的深化和加工。对于编研工作的每一个环节都要进行深入的研究，从对馆藏的深入了解，到编研课题的论证、选题，到编研成果的完成，都是在研究的基础之上进行的。

一、大事记

大事记是按照时间顺序，简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种二次加工的编研材料。
　　编写大事记一般采用编年记事体，即一事一记，逐年、逐月、逐日以事件发生的时间先后为序记述，一日数事，则分条记述。
　　大事记的记述范围主要有：各种重要的决定、办法、通知等文件的颁布实施情况；各种重要的会议和活动情况；区域和隶属关系变化；机构建立和调整、名称更改；领导成员的任免情况和重要活动情况；本单位内部机构的设置、调整和人员任免情况；奖励、处罚等情况；重大项目建设、重大成果取得情况；获得的各种重大荣誉；上级领导视察、检查工作；重要外事活动；重大灾害、事故、案件的发生；其他大事、要事、新事等等。
　　大事记的编写要求：

一是大事的记述范围掌握要准确，做到：大事突出、要事不漏、小事不收，突出大事、要事、新事；

二是大事的发生时间要保持唯一性，不能模糊；

三是大事的内容包括事故、起因、发展过程、结果等要素，必须完整、概括和确切。

二、组织机构沿革

组织机构沿革是记载一个单位机构设置（包括内部机构）、职能配置、人员编制和体制变更等方面情况的一种二次加工的编材料。
　　组织机构沿革一般采用编年体的编写体例，即以年代为序，逐年列出本单位体制、机构设置和人员编制等方面的情况。
　　组织机构沿革的构成：
　　（1）序言，说明编写目的、体例、时间年限、材料来源和历史沿革概况等。
　　（2）正文，是组织沿革的主体，主要说明地址迁移、机构成立和调整、机构的职权范围、机构性质和任务，隶属关系、编制核定、内部机构设置、干部任免等情况。
　　（3）附录，补充正文所涉及到的有关材料。如：有关机构设置的上级批文的引印件。附录附在正文后面，起到补充说明的作用。

组织机构沿革的编写要求：
　　（1）准确地反映整个单位的组织体系，将整个单位的组织机构分别按层次、序列梳理清楚。
　　（2）统一组织机构编写涉及的机构和人员层次，特别对于机构设置多而且变化较频繁的企业事业单位尤其要注意这一点。
　　（3）采用编年体编写组织机构时，为了避免过多的内容重复，可以只写有变动的部分。所谓变动主要指机构设置的变化、机构职能的调整和人员任职的更替。
　　（4）为了将隶属关系反映得更清楚，组织体系部分的内容可以用图表表述，再加以文字叙述说明。

三、全宗介绍

全宗介绍是以文章的叙述形式介绍和揭示档案馆室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料，又称全宗指南，是一种书本式检索工具。其体例包括以下内容：
　　1、立档单位和全宗的历史概况。此部分可简要地叙述立档单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。
　　2、全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗介绍的主体部分。其叙述方式，首先介绍全宗内档案的构成及数量；其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容，第三，介绍全宗内档案的整理（分类、编目）及保管情况。
　　3、全宗介绍的辅助材料。此部分主要包括：关于利用全宗内档案材料的说明（利用方式、服务手段、利用效果），有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况（自编参考资料的种类、数量）等。

四、基础数据汇编

按内容范围来划分，基础数据汇编可以分为综合性数据汇编和专题性数据汇编两大类。

综合性数据汇编反映一个单位各方面的情况，内容多，涉及面广，篇幅较大。专题性数据汇编反映一个单位某一方面的情况，针对性强，涉及内容更具体。

基础数据汇编的表达方式有图表式、表格式和图表或表格结合文字叙述式等，常见的主要是表格式。基础数据汇编一般由：时间、统计项目、计算单位、具体数额、比率等内容构成。不同的单位和专业系统数据汇编的内容也不同。一般数据汇编中选用的数据都是日常工作中进行测算分析时经常需要利用的数据。
　　基础数据汇编的编写要求：
　　（1）在编写数据汇编时，选择材料要充分利用统计报表和财务年报，保证所选用材料的准确性和可靠性。
　　（2）统计口径要统一，对统计口径不统一的有关数据要换算，这样数据才有连续性和可比性，对统计口径变化和数据换算等情况，要用文字记述加以说明。
　　（3）要根据实际工作的变化和统计内容的变化，及时调整选用的有关统计项目和数据，保证数据汇编的实用性，能全面、准确地反映单位的状况。

五、发文汇集

发文汇集是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种一次加工的编研材料。全部文件是指某一特定时限内的全部文件，一般是以年度为时限，将本单位一个年度内的全部发文编成一套汇集。
　　发文汇集的特点是材料集中，时间针对性强。它最主要的作用于是依据作用，直接查阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。
　　对于发文比较少的单位，可以一年编一本发文汇集。对于发文比较多的单位，可以一年编几本。

六、专题汇编

专题汇编是将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加工的编研材料。
　　专题汇编的编制方法、编制要求、格式和作用等同发文汇集。它与发文汇集的区别就在于它不是以年度为单位，而是以文件所反映的问题为单位，将涉及相同问题的有关文件汇集在一起，专题汇编的另一个特点是形式多样，可以根据不同的专题、不同的表达形式，编制形式多样的专题汇编，满足各方面的需要。