涉密档案整理归档制度

凡是本局党务、群团、行政管理活动中形成的，具有查考利用价值的绝密、机密、秘密及内部文件均属涉密档案归档范围。

一、归档要求

1、归档的涉密文件材料要齐全、完整，准确，应归档的文件材料的份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料，均应齐全、完整。

2、归档的涉密文件材料原则上应为原件，字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。

3、所有涉密文件材料按年度归档，并遵循涉密文件的自然形成规律，保持涉密文件的原貌和完整，准确划分归档文件的保管期限。

4、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写，也可进行打印；档案目录应当手工制作或用专用保密计算机打印；备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。

二、归档时间

需归档的涉密文件应在文件办理完后及时整理归档。

三、涉密档案整理

（一）分类编号

涉密档案归档文件采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。同一形成年度不同保管期限（参照《文书档案归档范围和保管期限表》，将归档涉密文件划分为永久、30年、10年三种保管期限）的涉密档案编一个流水件号。

（二）装订

每“件”单独装订，大张的文件要折叠，残破的文件要修补裱糊，定为永久和30年保管期限的文件去除易生锈的金属物后，薄的采用不锈钢钉装订，厚的采用”三孔一线”方法装订。装订时，正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；文件处理单在前，文件在后。

（三）编页码

没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1份文件各部分（如收、发文处理单和定稿）已有独立正确页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机。

（四）盖档号章

每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。

档号章可用手写盖章，也可打印，要求工整。

全宗号：市××局全宗代码

类别：涉密档案大类代字

期限：文件保管期限代号（永久为1，30年为4，10年为5）

年度：文件形成年度

件号：文件在该年度同一保管期限内的排序号

页数：文件总页数

（五）编制档案目录

应用涉密计算机或手工书写编制“归档文件目录”（参照文书档案）一式两份，其中一份随归档文件装入相应档案盒内，一份用于编制《涉密档案目录》，用牛皮纸等软皮装订，与涉密档案一起存放。不同年度不同保管期限的归档文件目录可装订在一起，不同年度、不同保管期限之间用彩色纸隔开。

《档案目录》包括“归档说明”和“归档文件目录”两部分，装订时“归档说明”放“归档文件目录”前面。“归档说明”内容包括归档文件的完整程度、归档数量、存在问题等。

（六）装盒

将整理好的单份归档文件按照编号顺序装入文书档案盒中，并填写档案盒背脊、盒内备考表。一个年度内的归档涉密文件数量少时，一个档案盒内可装入不同年度、不同保管期限的归档涉密文件。其档案盒脊背年度填写起止年度，起止件号不填。