浅谈如何确保工程竣工资料的完整性和准确性

本文阐述了确保工程竣工资料完整与准确性的重大意义，分析了工程竣工资料整理与归档工作的现状和存在的问题，并在总结以往工作经验基础上，结合自己的一些观点提出了相应措施及办法。

工程竣工资料是工程档案的前身，是在工程建设全程中直接形成的，具有保存价值、需归档保存以供查考利用的全部文字材料、图纸、图表、声像及其他材料。由于它是工程建设全程的真实写照，反映了工程实物的历史面貌，是工程的伴生成果，因而对日后生产使用、维护、改建扩建具有重要作用和重大意义。

一、工程竣工资料的完整与准确性及其意义

工程竣工资料的完整性是指一个工程项目所应形成和归档的一切竣工图纸、文字资料齐全完整，没有遗失遗漏现象。

工程竣工资料的准确性包括两方面的含义：

一是文字资料与图纸的对应配套，即每套施工图纸都有相应的施工记录与之对应，每份文字资料又都准确无误的反映着施工图的意图和最终结果。

二是文字资料和图纸与实物相符，做到文物吻合、图物相符。

工程竣工资料的完整性是其准确性的基本保证，残缺不齐的工程竣工资料其准确性也就无从谈起。而准确性是其完整性的最终体现，只有准确的竣工资料才能完整地记录实物。

因此，只有完整和准确的工程竣工资料才能真实地记载和再现实物，为日后生产使用、维护和改、扩建提供系统全面、准确可靠的档案信息和第一手历史资料。

二、工程竣工资料现状及存在的问题

尽管工程竣工资料具有如此重大的意义和作用，但就目前而言，其收集和整理工作仍存在许多可亟待解决的问题，具体表现在以下几方面：

1、工程竣工资料的编制人员不固定，且缺乏相应的档案专业知识，因而资料的整编很不规范。如用纸与用墨不规范，损害了档案的保存寿命；整理方法不科学，破坏了竣工资料的系统性和成套性；资料收集不齐全、图纸标注不正确等，影响了竣工资料的完整与准确性，也给档案部门的验收工作带来了麻烦，大大加重了他们的工作量。

2、一些新事物的出现伴生而来的新问题。近些年由于推行工程监理制度带来了一系列的问题，如旧的表格不适应新的监理工程，监理资料的验收规范不明确，做法不统一等等，使监理资料得不到及时有效地归档，工程竣工资料的完整与准确性也就无法得到保障。

3、相关部门协调不力，使档案管理与工程管理脱节，出现一手软一手硬的现象。

4 、普遍存在轻视档案工作的现象，没有把档案的收集整理工作当作一件很重要很紧迫的事来抓，档案意识的普遍薄弱是制约工程竣工资料工作的思想束缚。

三、确保工程竣工资料完整性和准确性的措施与方法

1、加强制度化、标准化管理

只有制定切实可行的编制与归档办法，并从制度上加以规范和约束，才能从根本上保证工程竣工资料的完整与准确性，并使其编制与归档实现标准化。

为规范做法，上级档案部门、建设部门等相关部门应尽快制定统一的监理资料验收规范和标准，以明确监理资料验收的范围、对象、方法及要求，使基层单位的工作有章可循，工作才不致盲目。

2、加强对收集整理工作的监督指导

a、加强对施工单位现场技术人员和资料员进行工前指导。现场技术人员和资料员是工程竣工资料的第一形成者和管理者，他们的档案素质将直接影响着工程竣工资料的完整和准确性。因此应紧紧抓住工前这一宝贵时期，加强对他们进行针对性培训，主要对他们进行三方面培训：

一是资料的形成要规范。如资料载体要耐久易保存、签字手续要齐全等。

二是要求他们注意平时积累，不可临时抱佛脚采用后补甚至仿造的办法搪塞。

三是加强对资料整编方法的指导，特别是设计变更在图纸上的标注。许多施工单位的资料编制人员标注很不规范，漏标、错标的现象时有发生，严重影响了竣工图纸对实物的准确反映，影响了日后的查阅利用。

b、对使用单位技术员和资料员进行指导。使用单位现场人员作为工程现场管理者，他们熟悉现场了解施工情况，且具备较强的专业技术知识，如果他们与熟悉工程竣工资料的收集整理验收方法的资料员配合，在管理工程的同时监管乙方人员竣工资料的收集整理工作，则往往能收到事半功倍的效果。

c、在施工过程中对资料的形成积累和收集编制情况进行监督指导，档案部门应掌握工程进程，加强对工程每个阶段、每个分项的工程资料工作的同步监督和指导，尽早发现问题，及时解决问题，要坚决杜绝只施工不形成资料或形成资料不及时收集的现象，将资料遗失遗漏现象制止于它的形成期。

d、紧紧抓住工程竣工的关键时刻，对竣工资料的整理移交进行监督检查。攀钢档案馆一直以来都积极参加公司立项的各个工程的竣工验收会议，以了解工程概貌进而对资料整理中存在的问题及时解决。

3、保持工程管理与工程资料管理的同步进行

任何一个工程建设项目，大致可分为设计、施工、竣工三个阶段，档案管理要实现与工程管理同步进行，必须紧扣这三个环节。

（1）设计阶段。档案部门要和有关部门档案人员密切配合，了解工程设计进度，做好设计档案的收集工作，并为以后接收竣工资料掌握情况，对将要形成的竣工档案的范围、数量、内容有个初步的了解。

（2）施工阶段。档案管理的重点转向工程管理和施工过程中形成的各种资料，档案部门应依靠工程指挥部门和施工单位，使工程管理与竣工资料的形成、积累和审定工作同步进行，各有关部门档案员和资料员应积极协助工程技术人员做好文件材料的形成积累，档案部门要逐期检查与督促，发现问题并及时解决。

（3）工程竣工验收时，档案部门要直接参与验收工作，对工程竣工资料形成的全过程以及其内容是否符合工程实体进行同步验收，以确保其准确与完整性。

4、相关部门验收人员要严把验收关

做为工程竣工资料的最后一个关口，工程技术人员与档案部门的验收人员要密切配合、严格把关，按要求对移交来的竣工资料进行质量审查，并指导资料编制人员正确整改。
为确保移交资料的完整性，验收人员应注意以下几点：
a、在设计档案库存信息的基础上，与相关单位密切配合，制作详尽完备的工号图号对照表，对移交的竣工资料的所有图号逐一核对，如有遗漏应及时弥补，并清点每个图号的图纸张数，确保图纸齐全。

b、对于规模大、项目多、施工单位复杂的工程，要落实每个施工单位具体施工了哪些部分，以便明确职责，分清各自任务，避免施工单位在资料问题上相互扯皮，影响验收工作的进展和效率。

c、文字资料重点查看一些重要资料，如基础验槽、隐蔽记录、各种试车和调试记录等，对经查后补来的资料要注意检查是否与实相符，签字是否齐全真实，决不允许代签现象的发生。

d、一些易缺的资料如会审纪要、变更通知单、重要设备的合格证等。其中会审纪要和变更通知单十分重要，影响到图纸的最终施工结果，缺少它们，竣工资料将严重失真。因此验收人员在审查这部分资料时应格外慎重，必要时可向有关部门核实，以确保这部分资料的齐全完整。

为保证移交的竣工资料的准确性，验收人员在以下两点要特别注意：
a、仔细查对图纸与文字资料，看文字资料是否如实准确地反映了实物，各种试验结果、验槽记录是否达到设计要求，隐蔽资料是否准确，测量成果各个点的坐标是否有误差等等，确保各种施工记录的准确性。

b、重点审查图纸标注是否正确。由于各种原因，施工过程中难免发生许多设计变更，这些设计变更都应详尽准确地反映在图纸上，做到图物相符。在标注时应注意几点：一是变更条款的采用情况要落实清楚，多一条或少一条都会引起与实物的严重误差。二是变更的部位在图纸上要找准。曾经有个资料员将基础的变更标在了屋顶上，闹出了大笑话。三是标注的方法要正确。许多资料员标注方法很不规范，严重影响了图纸阅读，需要验收人员耐心指点，统一标注规范，才能使标注后的图纸真正与实物相符，便于日后查考利用。

5、制定强有力的制约措施

这需要从以下三方面着手：

a、业主单位与施工单位及监理单位签定合同时应在相关条款处明文规定其归档职责，并明确处罚办法，以示约束。

b、移交资料与工程结算挂钩，实行档案部门不签字，财务部门对工程不予结帐制度，促使相关单位自觉做好工程竣工资料的形成、积累、编制和移交工作，从而保证其完整准确性

c、建立奖罚分明的经济责任制，将经济利益与负有归档责任的单位和个人挂钩，促使他们认真履行归档职责。

6、提高社会档案意识

一个人的档案意识决定着他对档案工作重视程度。而在整个工程竣工资料的整理移交过程中，相关部门人员的档案意识将在很大程度上影响着竣工资料的质量水平。

具体说来要提高三方面人的档案意识：

（1）在一定程度上提高有关部门领导的档案意识。

（2）要把档案部门内部人员的档案意识提高到更高层次上来。

（3）普遍提高社会的档案意识，为工程竣工资料的形成、编制和审查验收工作营造良好的社会大氛围。