编号法在档案管理的实践

      音序数字编号法是音序编号法的拓展与延伸，它克服了传统编号法的不足。是在音序编号的基础上将不同音序赋予相对应的2位数字，再按数字大小排序，这样音序编号就转换成了数字编号，一般情况下人们对数字比较敏感，直观就能比较大小，音序数字编号正是利用这一特点完成编号的。

一、音序数字编号法的探索与实践

      使用音序数字编号法排列人事档案一般按以下四步进行。

1、编号

      对照下表将全员档案按姓名进行编号，姓名为2个字的中间用00补号。李杰的拼音首字母为LJ，对照下表转换成数字编号为1210，姓名为2个字的中间用00补号，最后李杰档案编号是120010；陈志峰的拼音首字母CHZHF，对照图表其档案数字编号210906；欧阳光东的拼音首字母OYGD，对照图表其档案数字编号为15250704等。对于同姓名的档案，它的数字编号是完全一样的，可以加标识码如01、02、03等加以区分或以部门来区分（音序数字编码表见下表）。

2、贴标签

      档案编号完毕，按档案编号填写标签。标签一般由三部分组成：档案号、姓名、部门。将书写好的标签对应粘到档案外壳上，完成标签粘贴工作。这个过程要做到标签姓名与档案姓名一致，避免张冠李戴。

3、排序

      档案用数字编号后，排序变得非常简单，就是比较大小的过程。将档案姓的编号是01的所有档案集中在一起，再集中姓的编号是02的档案，依此类推，这样将全部档案按姓分类共分成26份，完成排序第一步。第二步在每个姓下排名，比较大小，小号在前，大号在后，先比较名的第一个字大小，再比较名的第二个字大小。例如：李洁、刘龙飞、李健、刘杨、刘晓莉五人的档案号排序为：12001001（李洁），12001002（李健），120025（刘杨）121206（刘龙飞）122412（刘晓莉），这样五卷档案的排序完成，五卷档案的架位也就固定下来了。其中李洁和李健的档案编号完全相同，我们采用了标识码01、02进行区分，或采用所在部门来区分，方便快捷。

4、做标注

      档案排序上架后，每卷档案在档案柜中的位置就固定了。为了方便查找，我们需在每个档案柜外的标签上记下档案柜中首卷档案和末卷档案编号，做上标注，这样每个档案柜中档案起止编号就一目了然了。在档案上架时需注意每节档案柜要留有余地，方便新调入人员档案随时入库。

二、音序数字编号的优势

      干部人事档案编号方法有多种，但均以干部的姓名为单位进行编号存放的。随着干部人事档案归档材料的不断增多，人事档案利用的频繁，采用科学合理的档案编号方法会起到事半功倍的效果。通过几年的工作实践，我校采用的音序数字编号法在工作中发挥了积极的作用，极能适应档案数量的任意增减，发挥了它应有的优势：

1、简单易学，不易错号

      音序数字编号法只要熟悉汉语拼音就可以自如编号了，简单易学，比其他编号法容易操作。笔形编号法和姓氏编号法中有些字有几种编法，容易给档案材料编号、查找档案带来不便。而音序数字编号方法唯一，它只用音序的首字母来排序，对照图表做个数字转换即可，不易错号，熟练之后可直接按音序给出数字编号，方便易学

2、位置固定，不用倒架

      采用音序数字编号的档案不随人员职务、职称变动而改变位置，只要不调出或退休，每一卷档案位置固定，不用倒架，避免部门编号法因部门改变而经常倒架的弊端，减轻工作量，将工作人员从繁重的体力劳动中解放出来，有精力做好档案其他方面工作

3、简化手续，提高效率

      使用音序数字编号最明显的优势就是查阅档案、对新接收的材料编号不用再翻名册，不用查库存号，根据图表就可以直接给出档案数字编号，省去了查档案名册的环节，简化查档、编号手续，大大提高工作效率

      总之，音序数字编号在人事档案管理中发挥了它应有的优势，改变了过去以部门编号经常倒架的弊端；同时在档案利用、档案材料编号中不用费时费力去翻名册查号，节省大量时间，提高了服务质量和服务效率，在干部人事工作中发挥更大作用，为组织人事部门提供方便、快捷的信息服务。