文书档案整理如何分类？

      档案的分类，是实现档案科学管理的基础，涉及到整个档案管理工作的全局。因此，档案的分类方案必须具有较长时期的相对稳定性，不宜频繁变动和更改。

      为了保持档案分类的相对稳定性，制定档案分类方案时，一定要全面考虑，慎重对待，编制设置科学、容量充足、条理清晰的类目体系。

一、分年度

      分年度，就是把不同年度的文件分开，把属于同一年度的文件集中存放。一般情况下，不同年度的文件不得放在一起归档。

      特殊情况：跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度 ：

（1）跨年度的请示与批复，归入批复年度；

（2）跨年度的规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度；

（3）跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；

（4）跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；

（5）跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；

（6）法规性文件归入公布或批准年度；

（7）教学类文件按学年归档，财会档案文件按会计年度归档。

二、分类别

      分类别，就是根据文件的来源、时间、内容和形式上的异同，把本单位的文件分成若干个类。

01、分类作用

（1）分类是档案整理工作的重要环节；

（2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；

（3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；

（4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。

02、分类方法

（1）按年度分类：将文件按其形成年度分类。

（2）按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类。

（3）按机构/问题分类：将文件按其形成或承办机构（问题）分类。

①机构分类法：就是按照单位的内部机构，将整个单位文件材料分成若干个类的方法。单位有几个机构，就设几个类。如，办公室、政治部、侦查处、公诉处等。

②问题分类法：应按照文件内容所反映的问题对文书档案进行分类。

03、类别排列的方法

（1）先党后政。即按党群工作、行政管理的先后顺序排列。

（2）综合性的类项在前，专题性的类项在后。

04、编制分类方案

      可采用“年度—机构（问题）—保管期限”（见示例1、2）或“保管期限—年度—机构（问题）”等六种分类法。建议采用第一种方法。

文件材料少的单位一般不分类：可采用“年度—保管期限”分类法。

例1：

2001年：办公室…永久、长期、短期

人事处…永久、长期、短期

管理处…永久、长期、短期

……

2002年：办公室…永久、长期、短期

人事处…永久、长期、短期

管理处…永久、长期、短期

……

2003年：……

例2：

2001年：党群类…永久、长期、短期

业务类…永久、长期、短期

行政类…永久、长期、短期

……

2002年：党群类…永久、长期、短期

业务类…永久、长期、短期

行政类…永久、长期、短期

……

2003年：……

三、分级别

      分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级单位、本单位和下级、同级单位的文件材料分开整理。

      但对联系密切的文件，如请示与批复，报告与批示等，不能为了分级别而将其分割开。

四、划分保管期限

      划分保管期限，就是确定文件材料存留的年限。

      文书档案的保管期限分为永久、30年和10年三种。

      每份文件的具体保管期限，可参见国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表规定》。

      一份归档文件介于相邻保管期限档次之间的则“就高不就低”。