提高工程档案监管的实效性

随着城市建设的高速发展，加强工程档案管理，提高工程档案质量是工作的首要任务。工程档案，按国家城建档案管理规定，是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像、电子文件等各种形式和载体的历史记录。

工程档案贯穿于工程建设全过程之中。工程档案形成的目的是为了了解工程在建设过程中的真实情况。由于工程建设规模大，跨越时间长，事后形成的资料有可能记录不全面，强调工程档案要真实反映工程质量实际情况并与工程进度同步形成、收集、整理具有十分重要的意义。城建档案馆作为城建工程档案的管理单位，主要负责对工程档案的编制、整理、归档工作进行监督、检查、指导。采取了以下的工作方式来加强工程档案管理，提高工程档案的质量，确保工程档案的真实、准确、完整、系统，并与工程进度同步。

一、加强宣传，提前介入

对于加强工程档案归档意识的宣传工作，多年来常抓不懈，但仍有个别参建单位未引起重视。

比如有些建设单位由于档案意识淡薄，不重视文件的形成、收集与保管，到工程竣工时才发现部分基建文件遗失或未依照基建文件的管理流程，漏办手续，造成工程档案无法顺利、及时归档。

再如部分施工单位违背了“工程资料应随工程进度同步形成、收集、整理并及时移交的规定要求”，常常在工程竣工后才补资料，编资料。

所以我们在验收档案时常见到如：隐蔽工程检查记录的时间晚于竣工验收的时间，或分部验收的项目与竣工验收记录的内容不符等此类贻笑大方的错误。

由此可见工程档案与工程建设同步的重要性，工程档案与工程建设同步是保证工程档案真实性的必要手段。针对这些问题，应加强了归档的宣传工作。

不是被动地坐在档案馆里等着建设单位来移交档案，而是提前介入，把工作做到前面。在工程进行登记时，即与建设单位联系，主动介绍竣工档案的编制要求。

如果由于种种原因个别建设单位迟迟未进行竣工档案的登记，也要通过各种渠道了解工程的概况，设法与建设单位取得联系。

在工程开工之前，即组织工程各参建单位，进行工程档案编制与移交的交底与培训。加强宣传，提前介入，为工程档案高质、高效、顺利归档做好积极的铺垫。

二、依法管理，全程监督

近年来，城市基础设施建设的规模逐渐加大，项目增多，工程持续周期长。根据工程的进度对参建单位进行全程的监督管理，逐渐形成了工程竣工档案指导—预验收--复核--接收--催办的工作机制，使工程竣工档案的管理程序逐步完善。对于重点重大工程项目，工程周期常常持续数年，且参建单位众多。应依据此类工程的特点，有计划有步骤地进行监督指导。

首先，在工程开工前即组织各参建单位，进行大范围的工程档案编制与移交的交底与培训。且与参建各方建立起密切的联系，以便于之后工作的及时沟通。

之后，在施工过程中，根据工程进度对各个施工标段进行具体细致的咨询、指导。

在工程竣工时，受规划委的委托，对工程档案进行预验收，对不合格的项目提出整改意见，合格后出具工程档案预验收认可文件。一旦条件具备，即将竣工档案按标段逐个接收进馆。由于重点工程的特殊性，通常有甩项工程。

在工程主体档案归档后，依然不忘甩项工程的催办，直至工程整体档案全部归档。时至今日，重点工程的竣工档案已全部随工程竣工同步高质、高效地归档。

三、加强培训，主动服务

城建档案馆已逐步建立对全市在建工程建设、施工、监理等单位档案人员的定期培训制度。通过集中开办档案培训班，使各参建单位的档案人员全面掌握《建筑工程资料管理规程》、《市政基础设施资料管理规程》的要求以及城建档案管理工作的程序和标准，为档案及时、顺利移交进馆打下良好的基础。

虽然档案馆定期进行档案的培训工作，但是由于工程项目众多，参建单位人员流动频繁等原因，例行的培训不能完全满足需求。所以，针对不同类型的工程，不同的工程进度，主动对不同的参建单位进行具体的培训指导。通常在工程开工前和档案预验收前组织集中的档案培训。

此外，由于部分施工单位档案人员频繁变更，人员素质参差不齐，常常出现对档案归档的要求理解不透，形成的施工文件错误频出，竣工图修改也不准确、规范等问题。针对这些情况，加大对个别施工单位的跟踪指导力度。下到工地现场，对技术力量薄弱的施工单位进行重点指导。

在工程进入验收的关键阶段，去到多处施工工地，对施工单位的档案管理人员进行具体、细致地咨询检查。在工程档案预验收阶段，充分体现主动服务的精神。根据工程的具体特点，按工期，按标段，分段进行检查。经过多次的监督检查、咨询指导，及时出具工程档案预验收合格的意见，确保工程档案的及时、顺利归档。

四、各方配合，联合检查

城建档案馆加强与各方的通力配合，以联合检查的方式推动档案管理工作。

例如：针对轨道交通等重点重大工程，加强与市建设质量总站、公用监督站、市政监督站的协调合作，通过联合检查、定期研究、同步验收的方式，强化了工程档案的监督管理，确保工程档案及时归档。

五、创新档案预验收与移交工作方式

由于许多重点工程建设规模大，建设周期长，参建单位多，形成的工程资料种类繁多，数量巨大。如果按照以往的以工程项目为单位移交的档案接收模式，势必会影响到档案归档的进度。因此我们根据工程建设特点，调整了工程档案预验收与移交接收模式。

可以与建设单位沟通，由建设方制订详细的分期分批报验计划，采取分期预验、分期接收的方式，确保了重点工程档案的及时归档。例如：轨道交通工程里程长、参与施工的标段多，几乎每个项目都有十几、甚至几十个施工标段。所以，轨道交通工程竣工档案的验收移交是一个繁重的浩大工程。

针对这些特点，以施工标段为单位，做到成熟一个，移交一个。各条轨道交通线路工程档案的归档都随着工程竣工同步完成。创新的工作方式强化了工程档案的管理，收到了可喜的效果。

六、建立档案验收复核机制

为了确保进馆档案的质量，城建档案馆建立并实施了对已接收进馆的重点重大建设工程竣工档案实行馆内复核机制。由综合业务管理部门定期对进馆的重点重大建设工程竣工档案进行档案内容和质量的抽查复核，并按季度召开督察信息反馈会议，及时将发现的问题反馈给相关业务科室和经办人员，及时落实整改措施，确保工程档案指导、验收和进馆各个环节标准的统一。

此举加强了档案经办人员的职业道德教育，提高了档案经办人员的业务素质和办事能力。档案验收复核机制的建立，为加强工程档案管理，提高工程档案质量提供了强有力的保障。