归档文件整理步骤

      将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修正、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

      1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；

      2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用；

      3、归档文件整理应符合文档一体化要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；

      4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

      归档文件一般以每份文件为一件，其中：

      正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

      有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。同时应注意件内排列顺序。

      立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

      1、按年度分类

      将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

      2、按机构（问题）分类

      将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法和问题分类法应择一适用，不能同时采用。

      采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多个部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

      采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

      3、保管期限分类

      将文件按划定的保管期限分类。

       1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列；

       2、同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；

       3、会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

      1、归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架；

      2、归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理；

      3、归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。