信息化趋势对档案工作的挑战与要求

      科学技术的迅猛发展，使得我国社会逐渐由工业社会走向信息社会。当前，信息技术革命成为科学技术革命的核心和主流，21世纪也终将成为信息社会，这一点已成为世界共识。

      在信息社会，信息技术是最具潜力的新的生产力，信息资源成为国民经济和社会发展的重要战略资源和衡量一个国家现代化水平和综合国力的重要标志，在社会生活中发挥着巨大的作用，可以说信息资源已成为国家经济发展的首要资源。

      伴随着信息化的发展，已有的档案管理模式已不能适应信息化时代数字化档案管理的需要，而且电子档案正广泛的应用在档案管理工作中。这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战和要求。这就要求档案管理部门必须将文件、图纸、照片、录音和录像等原始的复杂记录转化为有用的电子信息上，并能及时、高效地向信息需求者提供最准确的信息。

一、转变传统的档案管理模式，变实体管理为信息管理

      在我国已有的传统档案管理模式下，文件、图纸、照片、录音、录像等载体是档案管理的实体，主要是通过手工操作来完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等，管理者的工作量巨大，操作步骤繁琐。

      作为有形的载体，这些文件虽然承载着海量的信息资源，但是因为存储量巨大，很难再需要的时候能够快速地对信息进行提炼和加工，这就导致很多档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。

      而现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展改善了这一局面，为档案管理的现代化提供了良好的客观环境。

      为顺应这一趋势，档案管理工作的重点相应的就从对实体档案的管理转变为对电子信息资源的管理，电子信息代替实务成为管理的对象，管理者对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用信息技术手段对档案资源进行管理。

      经过信息化的档案资源具有可重复利用和多平台共享的特点。而且档案资源只有通过信息化，才能真正实现其价值和使用价值。

      这种电子信息资源能够凭借其易获得性和准确性为经济发展、科技进步和社会繁荣提供更全面、更高效、更快捷的服务，从而创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的重要战略资源。

二、建立有效的文件档案管理计算机信息系统

      实现档案信息化，必须匹配有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，我们需要做好以下工作:

      首先，改进和规范文件档案管理工作流程，使之适应计算机条件下档案电子管理的需要;

      其次，根据改进后的文件档案管理工作流程设计档案信息化系统软件功能;

      再次，完善电子档案信息系统的内部管控制度，确保档案信息的安全。

      另外，在电子信息档案使用过程中，我们还应注意到三方面的问题:

      一是安全性问题。随着时间的积累，档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，再加上电子计算机网络化的快速发展，使得电子信息档案面临着计算机病毒以及黑客的攻击的风险。如何防范这些风险，确保电子档案的安全就成为一项重要的任务。

      二是真实性问题。在实际的档案管理中，电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化的管理;大批的草稿性电子文件处于无人问津的状态; 已有的纸质档案在转化为与之相对应的电子档案的过程中缺乏统一的标准和管理; 储存电子档案载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了其真实性。

      三是法律效力问题。通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，而电子档案的很多载体，诸如光盘、磁带、磁盘等都不是固定的，所以，很难制定相应的法律认定条文来进行约束，从而影响了其法律效力。

三、提高档案管理者的素质，促进档案管理的科学化、规范化

信息社会带来的巨大变革，很大程度上需要人来运转和操作。档案管理工作的信息化离不开人的操作，也就是档案管理者。为了适应社会发展的需求和时代特征，档案管理工作人员队伍的结构和其拥有的知识结构发生了变化，这些人员必须具备多元化、现代化的知识背景才能适应岗位要求。

具体来讲，档案管理者必须掌握三方面的知识和技能:

一是多元化的知识结构。现代科学技术的成果广泛地应用于档案管理工作中，这就迫使档案管理工作人员必须学习和掌握理论、文化和管理等多方面的有关知识，尤其是计算机、数学、生物等学科的知识，它们对档案管理的现代化、信息化具有直接作用。

二是档案专业知识，如档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关方面的档案专业知识和技能。

三是掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等方面的能力。

综合掌握这三方面的知识就要求档案管理人员必须不断地学习、深造。这种学习、深造，既可以采取离岗培训的方式，也可以采取单位内部以老带新、以强带弱、互帮互学的方法。

诚然，作为一名档案管理工作者，还应该积极、主动发现自身素质与新形势对档案工作需要的差距，并不断寻求适当的方法和途径弥补差距，提升自身的素质和各项能力，尽快使自己成为合格的档案工作者。

作为档案管理部门，既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各类人才，又要注意引进相关学科的专门人才，合理调整档案工作者队伍的专业结构、知识结构和年龄结构。

同时，对于单位原有的档案管理人员要加强培训和知识更新，完善他们的相关知识结构，提升其管理水平和能力，促进档案管理的规范化、科学化。

总之，在信息化条件下，电子档案管理已成为档案管理工作的重要组成部分。档案部门必须转变传统观念，完善已有的档案管理模式，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息化时代的要求，为经济建设和社会发展服务。