档案信息化中的信息技术外包策略

随着档案信息化建设的逐步展开，人们越来越多地意识到，档案信息化建设不仅涉及大量技术问题，而且也涉及许多过去从未碰到过的管理问题。对绝大多数档案管理部门，特别是市县级档案管理机构而言，在实践中单纯依靠其自身的技术力量很难顺利进行有关信息化内容的建设。

据悉，目前已经或正在进行档案网站与数字档案馆建设和档案数字化转换的单位，都不同程度利用了外部技术力量。可以认为，各级档案管理部门在档案信息化建设中利用外部技术力量将成为一个带有普遍性的做法。

如何科学选择信息技术供应商以及档案管理部门在信息技术外包过程中究竟应扮演什么样的角色，这些都是当前迫切需要做出回答的问题。

一、外包类型业务的分类

信息技术外包(IT Outsourcing)是指组织以合同的方式委托信息技术供应商向组织提供所需要的部分或全部信息技术功能。

1、软件业务外包

①购买供应商开发的即买即用的应用软件包。如根据需要选择购买文档一体化管理系统或电子文件管理系统；

②购买供应商开发的应用软件包，同时要求供应商根据本单位的要求进行某些修改。如针对档案数字化中对档案原始性特征保护的要求，某些单位在购买普通文字图像识别系统的同时，要求供应商对文字图像识别系统的某些功能进行修改；

③要求供应商为本单位开发一个完整的能满足其业务需求的全新的电子文件管理系统，这种外包要求通常出现在一些特种行业与部门的文件与档案管理工作中。

2、数字化转换、档案网站建设或数字档案馆建设的工程业务部分或全部外包

这类外包表现为档案管理部门不仅向供应商购买有关应用软件包，而且还要求供应商提供与软件在档案管理中应用的部分或一揽子服务。如由供应商负责对传统介质档案的数字化转换、负责档案网站的建站与维护、数字档案馆基础设施构建、档案数据压缩与传输等具体工程业务项目。

3、将信息技术资产、人员及租赁资产等交由信息技术供应商负责管理

它是在前两种信息技术外包基础上发展出来的一种延伸性外包形式。在档案信息化进入数字档案馆建设阶段后，这种外包形式可以尝试使用。

二、实施信息技术外包策略的支撑条件

值得注意的是，信息技术外包也存在一定风险。为了保证信息化进程中信息技术外包策略的顺利实施，档案管理部门也应具备相关的支撑条件。具体表现在：

1、外包项目的科学管理策略

档案管理部门在信息化建设的不同阶段，其具体目标各不相同，外包的技术项目也有所区别。如何根据档案管理部门的管理基础、技术水平和社会功能科学分析不同时期的信息比具体目标，结合技术外包项目的特点科学选择信息技术供应商，并对外包过程进行科学管理等都是决定信息技术外包策略能否成功的重要因素。具体而言，档案管理部门应首先结合有关因素识别其当前需求，科学制订档案信息化建设的总体规划、目标任务和实施步骤。

档案管理部门正确定外包项目时，应综合考虑相关因素，原则上是效益成本比和战略价值双高的业务不外包，而其他情况则要具体问题具体分析。

例如，档案管理部门应重视信息安全问题，对一些高度敏感的数据项目应选择自建或慎重外包，并在外包过程中加强对信息技术外包风险的控制。

档案管理部门在风险管理中，应利用合同对外包商的服务时间与质量进行控制；通过需求分析和合同测度对可能出现的成本攀升进行控制；通过强化自我保护和社会保护（如知识产权保护）意识，对信息秘密和有关知识产权进行保护。

最后，档案管理部门应科学实施对外包业务过程的管理，特别是对外包项目有关文件的管理。信息技术外包业务过程一般分为外包业务选择、外包方案评估、外包合同管理、外包服务的监督等。对上述外包业务过程的各个具体环节档案管理部门都要进行科学控制与协调。

其中，制定外包项目建议书和外包合同是两个十分重要的环节。档案管理部门在外包项目建议书中要定义档案部门对信息技术的需求，并据此对所需的硬件、软件、服务、成本与时间等提出要求；在外包合同文件制定中，则应包括档案管理部门与外包商的职责与义务、外包项目的质量指标、服务水平的调节、数据与信息的机密性及违规处罚和培训等事项。

2、一定的信息技术能力

档案管理部门需要一定的信息技术能力才能保证信息技术外包策略的顺利实施。

首先，一定的信息技术能力有助于档案管理部门进行合作伙伴的选择，并能对信息化项目的具体目标和功能进行科学表达。

其次，一定的信息技术能力有助于档案部门识别信息技术供应商在信息化项目中拟采用的关键技术，从而使双方对项目期限和费用问题的讨论公平和适当。

再次，在信息技术外包合同的签订阶段，档案管理部门应利用自身对信息技术的理解，对技术供应商提供的服务条款进行分析，对外包技术项目的质量提出明确要求，并明确供应商的有关责任。如在合同条款中可以对档案网站的支持响应时间、档案人员的技术培训内容、档案网站信息更新周期和档案数据库的结构形式等提出明确要求。

最后，在信息技术外包合同的实施与检查验收阶段，档案管理人员要能以一定的信息技术能力为基础，判断和验收合同条款是否有效执行，并能对技术外包项目的质量进行评价。

3、内外部门的协调运作

在档案信息化建设的每个具体阶段，信息技术外包的顺利进行都需要内外有关部门的密切合作。具体而言，无论是档案网站还是数字档案馆建设，都需要整合档案部门内外的大量资源，尤其是信息资源。

首先，档案网站和数字档案馆发布的档案信息不仅包括历史性档案信息，还应包括有关部门的现行文件信息。特别是随着综合档案馆和机关档案室成为现行文件开放的主体，这就决定了在档案网站和数字档案馆上发布的现行文件信息比例将逐步增加。如何将各类不同部门分散形成的现行文件进行适当集中，并鉴选出可以开放的范围，这就迫切需要各有关部门的通力合作。其次，档案网站和数字档案馆不仅发布对本馆（室）藏中传统介质档案的数字化转换信息，而且可以包括对其他单位档案网站的链接或者利用分布式网络对有关单位电子文件信息进行动态搜寻与链接（档案界又将其称为形成虚拟档案馆信息环境）。不管是相关网站的链接还是虚拟信息环境的形成，都要取得有关单位的同意或授权。特别是虚拟档案馆环境的形成，更需要有关单位在技术标准和相关协议上达成一致。

因此，在档案信息化建设中应进一步加强和改善档案部门的公共关系活动，并在档案馆内部机构设置上也作出适当性变化，从而使档案管理部门不仅通过信息技术外包策略形成良好的信息基础结构，而且还通过内外协作创造良好的管理环境。