企业档案的收集方法

      归档是企业文件向企业档案转化的标志，这项工作由归档文件交接双方——企业业务部门和档案部门共同完成。按照归档制度，接收其内部各个文件形成部门移交来的文件是企业档案部门收集工作的基本形式。

      随着中国经济、政治体制改革的深入，企业管理内容和方法的拓展以及企业档案管理机构的形式和层次的多样化，企业档案收集工作的对象、内容、方法等也都有了较大扩展，形成了以接收归档为主体、多种方式并存的局面。通常，企业档案的收集方法主要表现在以下几个方面。

一、职能部门移交文件归档

      这是收集工作的最基本的途径，这条途径的畅通与否是决定企业档案收集工作质量的关键。企业接收归档的工作主要是借助于相关的制度，指定各部门负责移交文件归档的工作人员。由于企业各种文件的形成规律不同，所以文件移交归档的负责人的情况也不同：对于科技、生产部门而言，归档负责人一般与专业活动的负责人相同，而后者可能随项目的不同而变化；而其他部门移交归档的负责人则可相对固定。

二、外企业转让或移交

      企业与外部环境的各种交流急剧增多，信息交流是其中至关重要的一种交流途径，因此外企业档案转让或移交是信息交流的一种重要形式。企业档案部门应关注外企业档案流入的情况，及时将这些对企业有重要凭证和查考价值的档案收进档案部门。

      可能会向企业转让或移交档案的机构主要包括：

      ( 1) 向本企业转让资产产权的机构，资产移交的同时也移交相关的文件。如企业收购、兼并其他企业，被收购、兼并的企业的重要档案必然也要向本企业移交。

      ( 2) 通过贸易活动向本企业出售科技成果的机构，多数时候是以科技文件的形式移交给本企业。

      ( 3) 其他档案机构，如其他企业的档案室、档案馆等，这些机构与本企业的档案部门之间往往保持着良好的合作关系，其互相交流的材料也是收集的对象。条件好的大型企业的档案部门，还可以开办代存档案的业务，通过订立一定的合同，代为保管其他企业的档案。

三、档案的寄存、捐赠或转让

      企业人员在非职务活动中形成的一些资料，特别是一些科技发明，虽然是个人的档案，但对本企业的生产、经营活动也有一定的价值。企业档案部门应向本企业人员多宣传，鼓励其寄存、捐赠和转让相关档案，并予以适当的补偿和奖励。

四、面向社会收集、征集相关材料

      这种收集档案的方法旨在广开来源，丰富企业的档案室( 馆) 藏，加强企业档案部门的对外交流。它包括：向社会征集有关本企业历史的材料，购买与馆藏科技档案有关的技术资料，从媒体中剪辑与本企业有关的消息等。

      总之，企业档案部门应采用多种收集方法，全面、有效地开展收集工作。从收集手段讲，以接收归档为核心，以征集、征购、购买、代存、实测补制等为补充；从收集形式讲，应将收集工作与计划管理相结合、接收归档与现场收集相结合、随时收集和集中收集相结合、收集工作与利用服务工作相结合。