全宗介绍的编写

我们总是说：

全宗指南、全宗介绍、全宗卷、全宗名册，某某全宗，那么全宗到底是什么呢？

一、“全宗”概念

      全宗，是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。它的基本涵义有三点：即全宗是一个有机整体；全宗是在一定的历史活动中形成的；全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

二、“全宗”一词来源

      1841年，法国内政部在第14号通令发布的《各省和各地区档案管理分类基本条例》中，从维护档案历史联系的角度出发，首次提出并使用全宗一词。“全宗”一词不是中国的“土特产”，中国古代只有“卷宗、案卷”的提法，“全宗”是法语fonds（起初是基金、总数的意思，属金融行业用语）翻译而来。在中国“全宗”一词正式出现在1955年12月8日国家档案局《关于改“芬特”为“全宗”的通知》中。

三、“立档单位”构成“全宗”的条件”

      全宗介绍又称全宗指南，是以文字叙述的形式，较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容、成份及其利用价值的一种书本式检索工具。

      馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。按立档单位整理保管的档案，以全宗为单位介绍；按类别、项目等整理保管的档案，以相应的类项为单位介绍。

      ①全宗介绍主要由全宗名称的全称、简称、全宗号，以及立档单位机构沿革 、全宗内档案情况简介、全宗档案内容介绍四部分组成。立档单位机构沿革简介主要包括立档单位名称、组建情况、成立时间，地点、性质、任务、职能、隶属关系，内部组织机构的设置及职能、主要负责人姓名及变化情况等。全宗内档案情况简介主要包括档案的数量及保管期限、档案的完整程度、 档案的利用价值及鉴定情况、检索工具的配置情况、档案的整理情况、全宗内案卷分类排列方法。全宗档案内容介绍主要以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系（如组织机构分类法、问题或年度分类法等）结合问题采用综合概括的方法介绍反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。

      ②全宗介绍是档案馆指南的核心部分。馆藏重要全宗一般要逐个介绍，非重要全宗可将职能、任务、性质相近的组合在一起综合介绍;一些案卷数量少、利用率不高的小全宗，可只列入附录中的全宗名册，不作具体介绍。

      ③反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案，具有全国和国际影响的知名人物、历史事件及具有地方特色和具有重要科学研究价值的档案，馆藏年代久远和特殊载体的档案要详细介绍。需要保密的档案不作介绍。

      ④非全宗形式档案介绍：非全宗形式档案，指不是按全宗而是按类别、项目等整理、保管的档案。内容介绍主要包括：非全宗形式档案的名称全称、档号；档案集中的简要进程、主要档案形成者(或主持单位)的名称、职能；案卷(册、袋、盒)数及其上架排列总长度(m)，起止年代；使用非汉字文字和非纸质载体的档案的情况；类别、项目内档案分类、排列和编制检索工具情况；档案内容介绍一般按类别、项目内档案分类、排列体系，结合重要程度进行介绍。非全宗形式档案介绍的排列：一般可按历史时序、重要程度或参照《中国档案分类法》的有关类目进行排列。

      ⑤全宗介绍的排列：全宗介绍可以按馆藏档案全宗号编排顺序排列，也可结合全宗重要程度、全宗构成者之间的隶属关系(组织机构序列)或地区特征等进行排列。