档案馆指南编写

档案馆指南的概念

档案馆指南,是以文章叙述的形式全面、概括地介绍和报道档案馆及其馆藏档案情况的一种实用工具书。它便于利用者全面了解档案馆馆藏，是查找和利用检索馆藏档案的指南。它提供馆藏档案的基本信息和各项检索要素，是档案馆内业务人员和利用者了解馆藏内容与成分，查检和阅览馆藏档案的向导。档案馆指南是为适应档案开放的需要而编制的。

档案馆指南编制规范

档案馆指南编制规范规定了档案馆指南的编制原则、结构和编写细则。

档案馆指南的编制原则：

应做到内容全面、系统、准确、实用，文字简洁。

档案馆指南的结构：

包括提示部分、正文部分、补充部分三大块。

1、提示部分

包括封面、扉页、前言、目录4部分。

1.封面内容。指南名称:由档案馆名称加"指南"构成；编著者:一般用编著馆馆名；出版者:承担指南出版的出版社名称；厚度超过6mm的指南，应在书脊上重复标示封面所署指南名称、出版者。

2.扉页内容。指南名称、编著者、出版者同封面；指南版本:指修订本、增订本、续编、简本等；指南出版年代。

3.前言的内容。包括编著指南的目的和作用、指南框架结构、使用方法、编著指南的简要过程、参加编著工作的人员及其他需要说明的问题。

前言另页排印，结尾落编著馆名和完稿日期。

4.目录内容。目录由指南各章节的题目及其所在的页号组成。

目录另页排印，单计页号。

2、正文部分

包括档案馆概况、馆藏档案介绍、馆藏资料介绍3部分。

1.档案馆概况。

①档案馆历史沿革：包括馆址、成立时间，档案馆类型，隶属关系，档案馆代码，历任正副馆长，内部机构设置，工作发展概貌。

②馆藏档案综述：包括档案的来源、进馆方式；档案总数量：全宗(非全宗形式档案的类别等)总数，案卷(包括作为案卷看待的册、袋、盒)总数，档案上架排列总长度(m)（如有特殊的档案统计单位或其他专用术语，应在附录中予以解释）；档案起止年代：馆藏档案形成的最早和最晚年代。一般用公元纪年表示，必要时可使用朝代纪年表示。亦可以其一为主，另一为辅，为辅者书于后并加圆括号；档案的种类、各类档案的整理简况；档案完整程度及档案价值的简要分析，所缺档案的现藏地点。

③馆藏资料综述：包括资料的来源，进馆方式；资料的总数量：册(件)数、上架排列总长度(m)；资料的种类及分类方法；汇编出版档案资料情况。

④利用工作综述：包括接待利用者的日期和时间；开放的档案、资料的范围及其查、借阅手续；档案资料检索工具编制情况综述；提供利用的方式，如提供原件、复印件、缩微件、档案资料汇编等；索取档案资料内容的方法，如摘抄、复制、外借、购买、函调、咨询等；为利用者提供的实际服务设施。

2、馆藏档案介绍（前面已讲）

3、馆藏资料介绍

对馆藏档案有重要补充作用的资料应逐类介绍，一般性资料不作具体介绍。资料介绍的内容包括资料类目的名称、代号；资料的数量，起止年代；重要资料需注明编纂者；资料内容介绍，须按资料的实际分类体系进行介绍。资料介绍排列按资料的实际分类体系进行。

3、补充部分

包括索引、附录、插图3部分。

1.索引

"馆藏档案介绍"、"馆藏资料介绍"中重复出现的、分散在指南各章节的人名、地名、机构名、历史事件及专题，必要时按以下方法编制索引。

①人名索引:由人名及其在指南中的页号组成，按姓氏笔划或汉语拼音顺序排列。

②地名索引:由地名及其在指南中的页号组成，按地名首字的笔划或汉语拼音顺序排列。

③机构索引：由机构名称及其在指南中的页号组成，按机构名称首字的笔划或汉语拼音顺序排列。

④事件索引:由事件名称及其在指南中的页号组成，按事件名称首字的笔划或汉语拼音顺序排列。

2、附录

指附在指南正文之外与正文内容有关的文字、表册等材料。

①全宗名册:馆藏全部全宗(全宗名称需保密者除外)，应按实际编号顺序逐一列出全宗代号、全宗名称、起止年代、案卷数量及其在指南中的页号等内容。

②档案资料出版情况一览表:本馆公布出版的档案资料汇编，应按出版日期先后顺序逐一列出序号、出版物名称、出版单位名称、出版日期、册(卷)数、字数等内容。

③馆藏档案形成单位系统表:根据档案形成单位之间或其内部机构的隶属关系，采用直线连接法示意。

④开放利用档案规章制度:一般应将本馆有关规章制度原文照录。

3.插图

刊印于指南中的用以表现馆藏珍贵档案、资料、馆舍建筑以及需要用形象介绍本馆工作情况的照片与图形，应配有图号和文字说明。