建设项目档案管理综述

一、严把质量验收关，以合同条款监控管理全过程

      为保证工程项目档案工作的有序管理，档案管理从签订招投标合同就同步启动。以合同约定为抓手，严格执行合同考核条款，严抓过程质量验收关，强化管理执行力。

      在项目合同中列入档案管理条款，主要包括档案工作管理职责，归档的标准，移交时间及进度，工程档案的质量，数字化信息源数据、视频材料及竣工图纸规范等。

      合同执行过程中，采取档案资料移交保证金及档案室验收签名的双重管控措施，共同约束各参建方档案资料管理程序。以合同考核条款，控制档案质量，确保文件内容的真实、准确。接收阶段性档案移交时应注意层层把关，尤其是隐蔽工程材料检测及验收记录等，核查档案材料以专项验收标准为准绳，验收成绩为指标，达到相应的考核成绩，各参建单位方可获取合同条款中约定的相应的档案质量保证金。

      以合同条款为依据，规范项目档案工作，是建设项目档案完整性、准确性、系统性的有利保障。全过程管理的思路、完善的管理制度标准、健全的监督机制、成为电力工程项目档案管理控制的规范化、标准化的超强引擎和重要举措。

二、应用信息化手段，数字化管理提供利用服务

      1.工程档案管理的高度数字化做好档案资料的收集、归档管理工作，其目的就是为了更好开发利用档案信息。

      工程建设档案的形成，是档案工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源只有提供利用，才能产生价值和效益。提供档案信息资源利用服务，是检验档案工作有效性的关键指标。

      近年，档案信息化建设探索工作在不断的推进，工程项目信息化管理也列入了工作日程。目前国家重大项目档案专项验收标准虽然没有明确数字化的具体要求，档案局对建设项目档案验收数字化要求已经更趋于严格，而电力工程项目信息化建设在不断的发展中已经更上了新台阶，基本已经实现90%以上的全过程数字化，这也给档案人员增加了很大的工作难度和强度。

      工程建设项目档案全程电子化管理的创新理念，虽然受到多方的阻力，但是项目档案全程数字化管理还是逐步实现了较高的程度。

      项目档案信息化管理对电子文件实行全程控制，利用计算机系统对电子文件的全生命周期进行全过程管理，记录电子文件从“出生”到归档，到成为电子档案的一切活动过程和处理情况。项目建设过程档案人员对电子文件的生成、运转、保管和处理情况适时监控，以便及时发现和纠正失误。

      在过程管理中，所有有助于电子文件重要属性和有效管理过程的信息都记录在案，以证实电子文件的运转状况，确保电子文件的管理质量，保证电子文件的产生、处理过程符合规范，充分利用管理系统的各种资源，实现系统工程软硬件资源和信息资源的最大共享。项目建设前期，重要立项文件及前期文件的管理，档案信息主要来源于办公室自动化应用系统、工程建设项目管理系统。

      通过统一的管理流程，规范电子文件过程管理，包括电子源数据的管理，工程资料在信息系统中完成全部审核及发放流程，以便捷的自动归集方式实现电子文件信息资源共享及归档管理。竣工图纸审核阶段，可以同时发放至不同专业专工及参建单位审核签批，既节约了审核流程的繁琐环节和等待时间，更重要是解决了修改图纸版本可能出现的差异性问题、来源的可靠性等问题，大大提高了工程资料的管理效率。

      工程项目的电子文件应用档案信息系统，完成各业务系统电子文件的归集整理，并生成有效的电子档案。档案信息管理平台依据《电子文件归档元数据规范》，从各业务系统收集相关的电子文件数据资料，档案人员经过鉴定整理开发，档案信息系统数据资源可再次通过ＯA系统推向各用户的信息平台，便捷有效的提供电子档案阅览，实现全过程电子档案的有效归集和利用。

     档案信息系统通过收录规范的元数据，确保电子文件的真实、完整、安全、有效和可持续性。

      2.档案信息化的高效服务档案管理工作在项目建设前期提前介入，让参建各方有明确的目标，建设单位建立统一规范的管理制度，包括档案收集范围及整理规范，验收标准以及电子文件规范，使国家标准、行业规范较好的运用到项目档案管理中，各参建单位在整个项目的档案信息网络中，可直接实现项目信息的资源共享，也可在线查阅和跟进项目的进度和更改，应用效果尤其明显，得到各方的一致好评。电力建设工程档案信息化，不仅实现了工作效率的提升，更为实现电子文件网络与工程建设同步，推动档案数字化迈进了一大步。

      通过合同约定，采取有效的控制手段，过程严格验收把关是项目档案质量保证的重要举措；工程建设全程数字化管理，以档案资源信息利用服务为目标的管理理念，是电力工程建设档案工作严谨规范，大胆创新的的全新管理模式。