档案分类方案的编制规则

      一般地说，编制档案分类方案应符合以下的规则：

一、分类方案类目体系的可包容性

      档案分类方案，实际上是本单位全部档案的分类类目表，它由大类和各级属类的类目组成。因此，大类和各级属类构成了分类方案的类目体系。

按照全面分类的要求，档案分类方案的类目体系必须有适当的容量，能够包含本单位产生的档案的全部内容，使每一种类、每一部分的档案，都能在分类方案的类目体系中找到自己的位置。这就是档案分类方案类目体系的可包容性。

      要想使编制的档案分类方案的类目体系具有可包容性，必须考虑两方面的情况：

      一方面是充分考虑现有档案的全部构成，根据其种类、内容确定分类方案的类目体系；

      另一方面，必须考虑到档案的发展变化情况，使分类方案的类目体系具有相应的扩充发展的余地。

二、分类方案类目体系的严整性

      档案分类方案，主要是通过档案的类目体系来揭示档案之间的层次关系的一种手段。这种层次关系是从类目体系中纵向和横向两个方面表现出来的。

      从纵向看，类目体系要表现大类以及由其展开的各级属类之间的关系。如一个种类的档案，被划分为若干个小的类，一个较小的类又被划分为若干个更小的类，以此类推，形成了逐步扩展的类目体系的纵向关系，即上位类与下位类的关系，是总体和部分的关系，凡上位类，一定能包含它所属的下位类，下位类也一定是它上位类组成部分。每一组纵向排列的各级类目，构成了一个类目体系，这就是“类系”。

      从横向上看，类目体系表现为各级同位类之间的关系。相互平行，表现为并列关系的类就是同位类（平位类）。各同为类之间的关系是相互排斥的关系，同为类之间不能交叉重叠。一组同为类相互平行、并列、构成了一个“类列”，类列反应了分类体系中同一层次之间的类的并列关系。

      总之，类系与类别表现了档案分类方案的类目之间的严整性。体现了档案的有机联系。而编制档案分类方案，必须体现分类方案类目体系的这种严整性，这是编制档案分类方案的重要原则。

三、分类方案类目体系的相对稳定性

      档案的分类，是实现档案科学管理的基础，涉及到整个档案管理工作的全局。因此，档案的分类方案必须具有较长时期的相对稳定性，不宜频繁变动和更改。

      为了保持档案分类的相对稳定性，制定档案分类方案时，一定要全面考虑，慎重对待，编制设置科学、容量充足、条理清晰的类目体系。