电子档案及传统档案的管理对比浅见

      信息化时代的到来，派生出了许多新的载体形式。电子科技的应用表现在很多方面，电子文献不仅改变了传统的信息获取方式，使用户可以自主地得到所需要的内容，而且能够降低对信息管理人员的依赖程度；同时，电子科技也给档案管理机构带来了革新，在很大程度上改变了档案一元化的存在形式，创建了文献类多元化发展的新方法。

一、档案载体的多元化

1、档案载体多元化的定义

      所谓档案载体的多元化，是指突破原来仅有的纸质印刷这种传统的形式，采用新科技、新技术对文献资料进行收集、整理和存储，并逐渐向以磁、光电等作为介质的载体发展，建立多种存储方式并存的模式。尤其是以新科技为基础的信息化存储方式，极大地丰富了各单位的档案内容，也改变了传统的档案存储方式，优化了传统的信息获取模式以及信息管理方式。此外，载体多元化也促使传统的档案管理机构更快地向复合型档案管理发展。由此可见，这一系列的变化都在影响着档案管理机构的现代化发展。

2、档案管理机构信息载体多元化的基础

      在信息载体逐渐演变的过程中，并不是完全适合物竞天择、适者生存的自然法则，在新的载体出现的同时并没有伴随着传统方式的消亡，而是在这种发展过程中同时体现出了兼容性，体现了信息载体发展的特点和规律。所谓载体之间的兼容性就是指各种载体形式同时存在，并且相互依存，互相补充，彼此协调一致的发展、存在，并且以一个整体的形象出现在大家面前，一起履行信息储存、交流的使命。

3、信息载体多元化发展的管理对策

      对于档案管理机构而言，现有的信息载体类型以及档案在所有的档案资源中的比例都会直接影响管理策略与方针。随着科学技术的发展，载体类型会不断增加，而且各种载体的资源量会有所变化，因此制定有效地管理策略十分必要。对于它的管理，首先应考虑不同的信息载体之间的科学分配问题。根据各种载体形式的特点，选择出主要载体和辅助载体。还要根据每个档案管理机构的实际情况，充分考虑载体的差异、资源建设的资金投入以及档案管理机构空间大小对载体的影响等因素，做好规划。

二、纸质档案与电子档案各自的特点

      因为信息载体的巨大优势，以及被人们所接受的程度，在担负起现代科技信息活动任务的同时，电子档案给纸质档案带来了很大的挑战，但是这并不代表着纸质档案会就此消失。

      纸质档案能够与电子档案共同存在的原因主要有：

      一是由于人们的使用习惯已经养成，对纸质档案的钟爱依然无可取代。纸质档案的便捷性及其悠久的历史使这一载体保持了与大众很好的亲和力。

      二是电子档案虽然在迅速发展，但其性能并不能够在每一个方面都超过纸质档案，甚至在某些方面，纸质载体反而会比电子载体更具有优势。比如，大众更喜欢用纸质载体，因为其适合大众的阅读习惯。据有关统计显示，有56%的人习惯阅读印刷型文献，视听文献以及机读文献分别占有17.2%和9.9%的比例。因此，纸质文献仍然有它存在的价值。同时，纸质文献更易于保管，不需要专门的设备以及特殊的阅读条件，因此电子文献并不能全方位的承担信息交流的任务，它的性质也决定了需要其他辅助载体的支持。因此，纸质载体的存在还是有必要的。

      三是电子信息技术的快速发展不仅带来了管理上的创新，同时也促进了纸质载体潜能的进一步开发。纸质载体的发展一直与生产力以及生产技术的发展水平密切相关。从手抄传阅到刻板印刷再到活字印刷，一直到机械印刷以及现代的数字印刷，纸质载体的作用一直在得到不断的开发利用，电子技术的发展，使纸质载体的潜能有了进一步的可开发性。

三、档案信息电子化的益处

      档案信息电子化是指对那些馆、室所藏的资料以及以机读或纸质形式存在的资料，通过计算机技术对其进行整理、分类以及加工，并将其转化为可以通过计算机进行阅读使用的文献资料，其益处主要有：

      一是可以充分发挥出计算机的潜能，进一步提高利用效率。当前，大多数档案管理机构对计算机的应用还比较单一，开发出的功能也比较简单，有的只是利用其存储目录或者进行文件打印存储，较低的利用率不只是浪费了大量的人力物力这么简单。

      二是减少二次文献利用的加工时间，提高档案信息所具有的时效性。传统的手工信息加工模式是指：选题——选材——编辑——出版，这种传统的整理模式，从文件资料到能够使用的二次资料所耗费的时间较长，因此会降低信息的时效性，影响档案信息的使用价值。档案信息的电子化，使读者可以通过计算机直接读取资料，并且利用计算机完成加工程序，操作上更加便捷。

      三是档案信息电子化的发展，使一次投入多次产出成为可能。电子化的发展改变了信息加工受经费限制的缺点。通过手工对信息进行加工，编辑出版需要很多的经费，信息的电子化不仅方便了大众的阅读，也降低了资金的投入。就目前的情况看，国家正在压缩财政开支，各单位离开财政的支持来解决档案升级和现代化管理会困难重重，在这种情况下，开源节流不失为一种好办法。

      四是档案信息的电子化，可以通过其他介质将成果进行拷贝，并且可以及时的送到各个部门，在扩大社会影响的同时也拓宽了社会服务范围，档案部门的地位也因此得到提高。

      五是档案管理的电子化，使得档案信息可以更好地与新技术接轨，虽然我国的信息高速公路尚在建设之中，但是要注意这方面的发展以及最新动向，使档案工作不断地适应社会的发展，为今后的工作打下良好的基础。

四、关于电子档案趋于主流地位的优势

      首先，从信息载体的发展来看，性能优越的新载体不断地取代性能不好的旧载体并渐渐地成为主流载体，这是载体不断发展的一个规律。

      电子载体渐渐地在某一部分取代纸质载体也是符合这一规律的。回顾人类的发展历史，伴随着信息技术的进步，总是有新的信息载体不断出现，因而信息交流的载体也会不断出现。科学技术的发展提高了对信息载体的要求，同时当一个综合优势比较强的新载体出现时，这种新的载体也就会取代旧的载体而成为新的主流载体。

      纵观纸质载体的发展历史，它的问题在长期的实践中已经逐渐地暴露出来。比如信息容量较低，不能及时地满足科学信息发布的需要等。因为信息与载体之间的紧密关系，其“形影不离”的特性妨碍了信息传递的时效性，在科学技术飞速发展的今天，纸质载体已经不能完全担负起当前科学信息交流的使命。

      新兴的信息交流载体具有更好的优势，它通过优越的综合性能，可以适应信息交流的发展需要，因此成为主流载体，这是大势所趋。电子载体不仅仅体现了如今载体的最高成果，克服了许多传统载体的不足与缺点，其具有的性能优势完全可以满足现代科学发展与需要。纸质载体并没有被完全淘汰，主要是因为它的独到之处以及特殊功能使得纸质载体仍然有很大的生存空间，因此他们在信息交流的平台上，各尽其能，共同完成信息交流的使命，扮演着不同的角色，仍旧是相互统一的。