科学技术档案案卷构成的一般要求

一、组卷原则

      遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。

二、组卷要求

      案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备。

      案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。

三、组卷方法

      针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。

      科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。

      成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。

      通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。

      底图以张或套为保管单位进行整理。

      产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。

      产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。

      科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。

      案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前、来文在后。

      科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。

      产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。

      建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。

      设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。

一、卷内科技文件页号编写

      案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。

      已有页号的文件可不再重新编写页号。

      卷内目录、卷内备考表不编写页号。

二、案卷封面编制

      案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式(封面式样见图A1。虚线内为提示项，下同）

      案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。

      立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。

      起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。

      保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。

      密级，应填写卷内科技文件的最高密级。

      档号，由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗号，需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定；分类号，应根据本单位分类方案设定的类别号确定；项目代号，由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；目录号，填写目录编号；案卷号，应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。

三、案卷脊背编制

      案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见图A2。

      案卷题名、保管期限、档号，填写方法同之前描述。

      案卷脊背项目可根据需要选择填写。

四、卷内目录编制

      卷内目录应排列在卷内文件首页之前，式样见图A3。

      序号，应依次标注卷内文件排列顺序。

      文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。

      责任者，应填写文件形成者或第一责任者。

      文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。

      日期，应填写文件形成的时间---年、月、日。

      页数，应填写每件文件总页数。

      备注，可根据实际填写需注明的情况。

      档号，填写方法同上。

五、卷内备考表编制

      卷内备考表式样见图A4。

      卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

      立卷人，应由立卷责任者签名。

      立卷日期，应填写完成立卷的时间。

      检查人，应由案卷质量审核者签名。

      检查日期，应填写案卷质量审核的时间。

      互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。

      档号，填写方法同上。

      卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面。

六、案卷目录编制

      案卷目录式样见图A5。

      序号，应填写登录案卷的流水顺序号

      档号、案卷题名、保管期限，填写方法同上。

      总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。

      备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

      案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。

      以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，式样见图A7。档号填写方法同上，序号填写方法同上。

      案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T 10609.3。破损的科技文件要应修复。

一、卷盒式样见图A6。

二、卷盒规格和制成材料：

      卷盒外表面规格为：310mm×220mm。脊背厚度可根据需要设定。

      卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。

三、表格规格和制成材料

      案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mm×210mm。

      表格宜采用70g以上白色书写纸制作。

四、表格字迹应清晰端正。