干货分享丨如何做好档案数字化前的鉴定工作？

一、档案数字化前鉴定的意义

首先，对档案进行数字化前的鉴定，可以从数量庞大的档案中选择出利用率较高的档案，保证数字化后的数字档案信息的“质量”。

其次，数字化前鉴定的另一个目的，是本着经济效益和社会效益出发，把有限的预算最大化利用起来，减少不必要的投入。

第三，通过数字化前对馆（室）藏档案的再鉴定，无论是外包或者组织本单位档案人员自行开展数字化工作，都是对本单位档案内容与构成的又一次统计梳理，能够进一步优化馆（室）藏结构与排架，对档案人员做好档案的深入挖掘、开展编研等日常管理有很大的助推作用。

第四，通过档案再鉴定工作，使得数字化的档案是最优最珍贵的档案，进入数据库管理，丰富馆（室）藏电子档案的价值及体现档案数字化工作的必要性。

二、档案数字化前鉴定的原则

鉴定应遵循方便利用和实现高价值的总原则。建立方便快捷的数字档案资源，最大限度满足用户需求是档案数字化的根本目标。但由于数字档案具有失读、失真、失密等缺点，不利于永久、安全保存，因此，在对档案数字化转换后仍需要保存原件。在近两年的数字化实践中，本单位对馆藏历史档案进行分类，结合利用频率和价值评估实施鉴定。具体鉴定工作应遵循以下原则。

1、公开性原则。数字档案馆（室）利用计算机技术、网络平台等实现了档案信息的共享，但也给档案信息的安全与保密带来了隐患。对档案馆（室）而言，档案数字化首先是考虑保证档案信息的安全，应对涉密档案进行降解密，降解密后分批次按先后顺序对不同程度的涉密档案进行数字化加工，来满足利用需求。必要时采用内外网物理隔离、设置不同级别的访问权限等安全措施来控制访问。

2、实用性原则。从利用需求出发，对利用率较高的档案资料进行数字化，如关于成立组建的批复、机构设立，干部任免、定级、调级、退休的决定、命令、通知，个人立功、奖惩、科研获奖成果项目等方面的档案。

3、价值性原则。对馆（室）珍藏档案进行数字化，既可尽量减少直接利用对档案的损毁，又可将档案信息以更加方便、灵活的方式提供给利用者。如本单位的一些珍贵档案，有省部级领导视察的照片档案、院庆周年的照片档案，荣誉档案、实物档案（奖杯奖状锦旗）等，在举办“不忘初心牢记使命”“红色教育”等主题展览及单位展厅建设等各类宣传报道中经常利用。因此，在经费、人力、物力等资源有限的情况下，优先选择将这些珍贵档案进行数字化处理，具有档案高效利用与保护、抢救的双重意义，是实现档案价值的客观需要。

4、抢救性原则。从档案保护角度出发，应对那些形成时间久远、珍贵且损坏严重的档案进行数字化。存在纸张薄、字迹模糊、部分有不同程度的破损等问题的纸质档案，缩微胶片档案读取设备更新换代而无法利用等状况，都应该优先抢救进行数字化处理。

5、主体性原则。企事业单位每年都会接收大量的外部来文，有的需要组织贯彻落实办理，有的仅需要传阅知晓，对于这部分外部来文来说，并不能反映出本单位工作的性质和特点，所以在选择数字化对象时应放到次要考虑范围。能够反映本单位工作的性质和特点的档案应是本单位自身形成的档案，应作为数字化的主体。本单位形成的档案是利用率较高的，在作为史料查询、巡视审计或作为现行任务执行标准和依据中作用显著，应优先列入数字化范围。

三、鉴定的流程

1、由谁来鉴定？

建立鉴定组织机构。组建鉴定队伍，明确职责，加强领导，在组织上、人员上给予充足的保障。对鉴定人员的素质要有一定的要求：要组建一支业务素质高，鉴别能力强，熟悉组织机构及职能，熟知本馆（室）藏情况的档案鉴定队伍，加强对鉴定人员的培训。

鉴定工作不仅仅是档案部门的事，在鉴定过程中应联合相关部门对各类型、各不同载体、不同时期的档案进行鉴定，征求多方意见，最终科学正确鉴定档案价值。

2、如何鉴定？

制定鉴定工作细则。在熟悉馆（室）藏结构的基础上要求制定本单位档案数字化前鉴定工作细则，详细规定需数字化档案的全宗、内容、时间界定和鉴定工作程序等。这既是开展鉴定工作的依据，又是进行复查和审批的依据。

根据鉴定工作的原则，确定鉴定的重点，一是做好馆（室）藏情况的统计，有条件的单位每年盘点一次，包括档案所属年度、数量、类型、载体等基本情况，从宏观上对需要加工的档案进行总体了解和统计。二是汇集多年档案借阅登记和效果反馈，对利用频繁的档案进行综合分析，从而科学确定优先数字化的档案范畴。三是征求文件形成部门的意见，采用会议研讨、发放调查问卷等形式广泛征求意见，明确各级领导、各相关方对档案数字化的需求。

3、鉴定方法？

由鉴定小组成员对拟数字化档案的内容、形成年代、来源、利用率和完好率等进行系统调研分析，按照鉴定工作细则对其价值进行具体价值评判，可采用直接鉴定法和间接鉴定法相结合的方式，即采用直接地、逐卷逐件地审查档案文件内容，或通过审查案卷目录及卷内文件目录来确定是否对其进行数字化。同时，对保密期限届满的档案，按照保密法的规定，作降密/解密处理。鉴定结果需经档案主管领导审批。对鉴定过程中形成的文字材料，如鉴定报告、审批文件及领导审定的鉴定结果等及时立卷归档，以便复核时有据可查。