档案三合一制度编制常见问题解答

一、如何正确理解机关档案三合一制度？

机关档案三合一制度是将档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表三者合一的一项基本档案制度。从含义内容来看，是用于规范和指导文件材料形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作环节的一项制度。从形式结构来看，主要由两部分构成。

一是常以文字形式呈现的“档案分类方案”。

二是常以表格形式一体编制呈现的“各门类文件材料归档范围和档案保管期限表”。

二、要正确看待机关档案三合一制度编制工作的重要性

编制机关档案三合一制度是贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》档案资源建设相关要求，进一步优化档案资源结构，加强档案资源质量管控的一项重要举措。

主要解决三方面问题：

一是解决档案门类划分不科学、分类方法不一致、档号编制不统一等问题，为推动电子文件归档奠定基础。

二是解决归档范围不全面、档案资源建设缺位等问题，维护国家档案资源的完整与安全。

三是解决保管期限不完备、鉴定依据不足等问题，规范档案管理，推动档案鉴定、销毁等工作有序开展。

三、如何正确的制定档案分类方案？

档案分类方案以机关在公务活动中形成的各种形式、载体的全部档案为对象，包括档案门类划分、分类方法、档号结构确定及编号规范等内容。

需注意3个问题：

一是档案一级门类要齐全，应覆盖本机关已有和应有的全部档案。

二是档案二级类目设置要科学，应符合客观性、逻辑性、实用性要求，且类目之间不能互相混淆、文件材料之间应保持有机联系。

三是档案分类项设置要合理，尽可能使用年度、保管期限、机构（问题）等常用分类项统一档案分类。

四、档号编制中应该注意哪些问题？

档号应当逐件或逐卷编制，指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系及排列顺序等档案基本属性。

《档号编制规则》（DA/T13—2022）为推荐性行业标准，具体编制时应以市档案局要求为准，且做到：

一是导向明确，符合简化整理要求，能够满足电子档案管理需要；

二是编制科学，统一卷件编制，统一档号位数，统一编制规则；

三是有限适度，选择必要信息，不必把所有信息都体现在档号上。

文书档案按照年度、机构、保管期限等分类项进行分类，档案档号格式为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-机构代码-件号；

会计档案按照年度分类项进行分类，档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-案卷号-件号（说明：会计凭证、会计账簿档号结构只到案卷级档号）；

照片档案按照年度、保管期限、册号等分类项进行分类，档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-册号-件号；

录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案按照年度、保管期限、问题等分类项进行分类，档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-机构代码-件号；

实物档案按照年度、保管期限等分类项进行分类，档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号；

专业档案按照年度、保管期限等分类项进行分类，档号结构为：全宗号-档案门类代码·分类号-案卷号-件号；

专题档案参照文书档案分类方法进行分类，档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限代码—件号；

科技档案按照项目（型号）进行分类，档号结构为：全宗号—档案门类代码·类别号·项目号（型号）—保管期限代码—案卷号—件号；

五、如何编制文件材料归档范围和保管期限表？

文件材料归档范围和保管期限表应当包括档案分类方案中列出的所有档案门类。

一是要充分参考标准规范。深入研究各档案门类相关标准、规范的要求，充分确保其规范性、科学性和合理性。

二是要充分体现自身特点。在有关标准规范提供的基本思路和框架基础上，结合本机关履职过程中，实际形成的文件材料内容，突出自身特点进行调整、扩充或删减，决不能简单地照搬照抄。

三是要充分论证合理性。制度草拟完成后，要分送各内设机构广泛征求意见，通过调研、座谈交流等多种形式听取意见建议。意见汇总后，应当进行修改、补充、完善。

六、如何判定专业档案的归档范围和保管期限？

可从四方面把握：

一是文书、科技等门类档案之外形成的，归档范围不交叉不遗漏。

二是履行行业特有职责形成的。

三是形成的档案数量特别大。

四是各单位普遍开展行政许可、复议、信访等工作形成的档案原则上不作为专业档案。

具体编制时优先执行专业规章制度、专业档案管理办法要求，同时参照国家档案局令第8号确定的原则和方法进行。建议将《国家基本专业档案目录》（档函〔2011〕261号、档函〔2011〕273号）作为辅助判定标准。