全宗的设置和全宗号的编制

全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗号是档案馆给定每个全宗的代码。

通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、事业单位、企业、学校所形成的全部档案应该组成一个全宗，某一个人形成的全部档案则可以构成个人全宗。全宗既是一定数量档案的实体概念，也是档案整理原则的重要体现和方法，在档案学中有时称为全宗原则和全宗理论。在档案的整理、流转和保管过程中，同一全宗的档案不得分散，不同全宗的档案不得混杂，这被称作全宗不可分散性原则。

全宗设置条件

一般情况下具备下列三个条件的单位，可构成一个立档单位，其形成的档案可以构成全宗。

1.可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文。

2.设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。

3.设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

全宗设置原则

1.凡是新成立的单位，其档案构成新的全宗。

2.几个单位撤销合并成立一个新的单位，合并后其档案自新单位成立之日起形成一个新的全宗，合并前各单位的档案各自为一个全宗。如果撤销合并是以某个原有单位为主体（核心），其他单位相关职能并入这个主体（核心）单位的，合并后其形成的档案归该主体（核心）单位的全宗管理，不另立新全宗，其他被撤销合并单位撤销合并前的档案各自为一个全宗。

3.合并后又恢复的单位，或由于某种原因，单位中断工作，隔一段时间又恢复，其主要职能没有根本改变（职能扩大或缩小）的，不建立新的全宗。

4.从一单位内设机构划出成立一个新的单位的，其档案自成立之日起形成新的全宗。成立之前形成的档案，属于原单位全宗。

5.一单位成为另一单位内设机构的，其改变前的档案为一个全宗，改变后形成的档案为新单位全宗档案的一部分，不单独构成全宗。

6.一单位的内设机构划归另一单位的，其划归前的档案为原所在单位全宗档案的一部分，划归后形成的档案为并入单位全宗档案的一部分。

7.几个单位合署办公的，如文件分别处理，它们所形成的档案应各自构成全宗；如文件统一处理，它们所形成的档案构成联合全宗。

8.单位基本职能未发生根本变化，单位名称变更、业务范围变化、隶属关系改变、内设机构调整、工作地点变动等，其档案均不构成新全宗，但应在全宗介绍里予以说明。

9.临时机构一般不单独建立全宗，其档案归入主管单位全宗统一管理，但属于党委、政府直接领导，执行全局性任务，时间较长，形成档案较多的，可单独建立全宗。

10.派出机构形成的档案一般不建立全宗，归入主管或派出单位全宗管理。若派出机构相对固定常设、机构较大、形成的文件材料较多、驻地较远，也可从方便管理利用角度考虑，单独建立全宗。

全宗号

1、全宗号的赋予

全宗号由档案馆统一编制，并赋予立档单位，也可以依申请赋予。尚无全宗号的立档单位，可向档案馆提出申请，档案馆依据全宗设置条件审核确认后赋予其全宗号。

2、全宗号的编制

1.全宗号一般采用4位代码标识。其中第1位用大写汉语拼音字母标识全宗属性,后3位用阿拉伯数字标识顺序号。
2.在同一个档案馆（室）内,全宗属性代码不应重复。
3.在同一个全宗属性内按排列次序流水编制全宗顺序号，不应有重号。
示例1:某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第8号全宗,标识为“X008”。
示例2:某市档案馆藏旧政权档案第2号全宗,标识为“J002”。
示例3:某县档案馆藏第23号全宗,可标识为“R023”。
示例4:某省档案馆藏已撤销的某地行署018号全宗,可标识为“D018”