文件处理单用于收文管理,一般由文件标题、来文单位、发文字号、收文日期、拟办意见、领导批示、处理结果等栏目构成。
发文稿纸是在公文拟制过程中记录,记录着公文的起草、审核、签发的痕迹。发文稿纸用于发文管理。
《发文稿纸格式》(GB826-99)规定,发文稿纸一般由眉首区、说明区、标题区、正文区四部分组成。
眉首区包括发文单位名称、文件密级和缓急时限;
说明区用于填写文件制作过程中各种标识、各栏内容说明,主要包括签发、会签、主送、抄送、发文号、核稿、拟稿单位、拟稿、印刷、校对、份数、附件、主题词;
标题区填写文件的标题;
正文区书写文件的正文。
文件处理单和发文稿纸如何归档?
文件处理单和发文稿纸需要随同文件一并存档。
《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)归档文件的件内文件排序规定,有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。