如何加强电子文件归档工作的管理

      本文通过对纸质文件和电子文件两种归档方式的比较，分析出它们的共同之处，两者之间相互“取长补短”。

      为适应网络时代的发展需要，从三个方面就如何加强电子文件归档工作进行了阐述，同时为适应电子时代的人才需求，对现在从事档案工作的人员提出了更新、更高的要求。

      所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。

      其主要特点是：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间、距离和利用人数的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

      与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作那样驾轻就熟，容易产生畏难情绪。

      推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的实际出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序中，并建立良好的归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择

      纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮，网络移交的途径有两条：

1、借助计算机信息管理网

      开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件反映了各业务管理部门职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定的程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。

      对一些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应该编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但格式不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件格式。

2、选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档

      为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。

      计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，是最佳途径之一。

      计算机与信息中心接收这些数据后进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求进行鉴定、编目整理。通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

      无论采取何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自选从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、建立、健全电子文件归档制度

      办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。这些信息的内容可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。

      提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入人员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入相关管理岗位的工作程序中。

      与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，要发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中具有举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

      由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在的技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。

      目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁性、光性介质两种形式的文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录的“备注”栏中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录的“备注”栏中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

      在磁性和光性介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大，价值高的档案，采取以磁性、光性介质归档为主，纸质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化库藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎，在万无一失的情况下实行。